«Агропромкомплектация» на 30% ускорила работу с документами при переходе на КЭДО
Группа компаний (ГК) «Агропромкомплектация» перешла на систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), а также внедрила чат-бот для 12 тыс. своих сотрудников.
В состав «Агропромкомплектации» входят предприятия трех регионов страны, они расположены в Курской, Тверской и Рязанской областях, а также головной офис в Зеленограде. Исторически отделы кадров были в каждом из регионов, из-за чего отличались не только печатные формы (приказы, заявления и т.д.), но и сами кадровые процессы. Подписание бумаг занимало много времени из-за сложной логистики. Создание общего кадрового центра обслуживания (ОЦО) для всех предприятий ГК «Агропромкомплектация» помогло унифицировать и стандартизировать как формы документов, так и процессы. А внедрение КЭДО освободило сотрудников от необходимости посещения отдела кадров и долгого процесса оформления бумаг.
Пилотный проект по переходу на КЭДО одного из предприятий длился пять месяцев, два из которых занял анализ процессов и форм с точки зрения избыточности и готовности к цифровизации.
В электронный формат было переведено более 60 видов документов (заявления, приказы, договоры, согласия и т.д.). Через КЭДО ежемесячно проходит более 9 тыс. документов. Благодаря внедренному решению, кадровый документооборот ускорился на 30%. Кроме того, процесс подписания для всех участников стал прозрачным (можно видеть, у кого документ на согласовании, кто его подписал, а кто еще не успел).
К концу 2024 года все основные предприятия компании полностью перейдут на КЭДО.
– Создание ОЦО подтолкнуло нас не только к внедрению КЭДО, но и к внедрению чат-бота с HR-сервисами. Ведь ОЦО – это сервисное предприятие, а значит важна удовлетворенность сотрудников. На текущий момент в чат-боте реализовано более 50 различных сервисов. Среди них как классические (просмотр остатка отпусков, их графика, расчетного листка), так и более специфичные. Например, просмотр расписания движения корпоративного транспорта и даже моменталный выпуск цифровых карт лояльности, которые устанавлиются в смартфон для применения на кассах фирменных магазинов, – рассказал ИТ бизнес-партнер по управлению персоналом «Агротех-Информ» Роман Горин.
Чат-бот выступает важнейшим каналом коммуникации между работодателем и сотрудниками. Реализованы как автоматические индивидуальные уведомления (например, заканчивается патент на работу в РФ), так и массовые. Через чат-бот за последние 12 месяцев проведено 11 массовых опросов.
Напомним, что в конце февраля «Агропромкомплектация» принимала участие в конференции CNews «Цифровизация HR 2024», посвященной тенденциям, технологиям и практике цифровизации HR.
– Не случайно мы выбрали темой доклада именно линейный персонал и HR-сервисы для данной категории сотрудников. Ведь именно они по всей производственной цепочке 24х7 вносят свой вклад в создание нашей продукции. При этом, чаще всего, обсуждаемые ИТ-решения обходят стороной линейный персонал, потому что тут есть много нюансов. Мы же открыто рассказываем о нашем опыте, делимся им как с компаниями, которым его еще предстоит пройти, так и с теми, кто уже успел внедрить аналогичные решения, – сказал Роман Горин.
Согласно опросу сотрудников, в настоящий момент к чат-боту подключено 87% персонала, из которых 93% довольны сервисом.
